YAPC::Asiaに参加していただいたみなさま、ありがとうございました、お疲れ様でした。
ブログを書いたので、自分の今年のYAPCも無事に終わることができそうです。

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当日のYAPCの話


開催中はスタッフとして、イベントホールの担当でした。前夜祭会場でかつ唯一飲食できる会場という特殊な持ち場だったので、スケジュールを確認しながら慎重に進めていました。たくさん水を並べたり、たくさんお酒を並べたりする重労働が多かったですが、他のイベントホール担当の方々にたくさん助けていただいたおかげで無事に進行できました。特に田中さんにはランチセッションのお弁当からなにから本当にありがとうございました!

他には、主に技術担当としてWebサイトまわりの修正やメールの通知、当日投票の様子を見ながら集計をやったりしていました。



集計は発表直前まで受け付けて、ッターン!!とEnterを叩くというワイルドな対応だったので、結果の書いてある封筒を渡すようなスタイルではなく、自ら壇上に上がって結果を見せに行くというスタイルになりました。思えば自分が牧さん、941さんのお二方と一緒に写ってる写真ってあまりなかったな。今年はたくさんあって嬉しいなー。

そして、今年はコアスタッフとして準備の段階から参加していたので、どんなことしたかとその反省と教訓を書いておこうと思います。

コアスタッフとして準備の段階から参加した話


今年のYAPCにはコアスタッフとして参加して、お誘いいただいた1月末から当日まで8ヶ月の間コミットしていました。同じ時期にコアスタッフとして参加していたのは、monmonさん、うめゆきさんで、少し後から太田さんが参加。

主催の牧さん941さんを含めて6人で、主にLINEやIRC、MLでやりとりをして、941さん牧さんから送られてくる週1の進捗メモで確認しながら、月1で定例ミーティングを行っていました。

コアスタッフでなにをやってどんな経験をしてどう感じたかをざっくりまじめにまとめてみました。


・Webサイト、アプリケーションを担当
今年は牧さんはほとんどコードをいじらない!宣言をしていたので、その業務をまるっと引き受けました。昨年のデータを引き継いで今年用に部分改良し、3月頃にサイトをオープンさせてからも、必要な機能を順々に実装して動いているのを確認、issueを消化、デプロイという流れを繰り返していました。

色々失敗が多かったので反省する点が山ほどあるのですが、テストに協力していただいたり、丁寧にバグを報告してくれるありがたさが身にしみました。至らない点が多くて大変迷惑をかけてしまいましたが、たくさんの方に助けていただき本当にありがとうございました。

スマートフォンアプリはmonmonさんが頑張ってくれるとのことで、サーバからapi経由で必要なデータをjson形式で取れるようにしました。色々調整してくれてありがとうございました!iosアプリを作っていただいた@huinさんに偶然お会いしてお礼を言うことが出来ました。


・前夜祭(LTソン)の飲食物手配
前夜祭手配の際に、おおよその来場者数を予想して一人およそ3本程度で全員に万遍なくつまみが行き渡る程度の量を想定しました。このくらいだとけっこう大規模な手配になって結果としては、予想以上の来場者数だったので終盤は飲み物が不足しました、もっとたくさん用意してなくてごめんなさい。でも、おつまみのセレクションを褒めてもらえたのは少し嬉しかったです。そんな飲み物足りない方も2次会はすぐ下の階にHUBがあるのでだいじょーぶ、今年はほんとに素晴らしい施設だなと思いました。

こういった形式の懇親会の手配は何度か経験してマニュアル化できそうな雰囲気だなーと思ったので次に似たような経験をする機会があったらまとめてみようと思いました。(→ビアバッシュで検索したら洗練されたノウハウがすでにたくさんあった)

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前夜祭前、大量の飲み物とおつまみを手に取りやすいように並べてる


・スポンサーへの説明に同行
キャッチボール21さんへの説明に同行させていただきました。ミッションとしては、いざ1人でここに行って来いと派遣されてもさらっと説明くらいこなせるようにということを言われていました。その日の941さんのプレゼンの音声をこっそりiPhoneで録音して、後日何度か聞いてメモしつつ大事なところを頭に叩き込んだりしました。(最後の打ち上げでmonmonさんも初日分を録音していたことが判明!)

その後、今年は一人で説明に行く機会はなかったけれど、やはり事前準備は大切。


・企画を周知してもらうために記事を書いた
昨年もボランティアスタッフとして学生に見てほしいなぁという思いを込めた記事を書いたけれど、今年も書きました。今年は企画が多いので、わかりやすくまとめてあると嬉しいなぁーと思ってこんな記事にしました。

初参加者も学生もRuby好きもPerl初めてな方も、YAPC::Asia 2013へGO!

その翌月に、941さんがもっとわかりやすくまとめた記事を書いてくれました。monmonさんもPerl入学式の記事を書いていて、この段階ではすでにチケットはほぼ完売状態だったので、企画をいかに知ってもらうかが課題だったんだなーということがわかります。
スケジュールページに導線を張ったり、メールでチケットをもってる方に一斉通知したりとあの手この手で周知作戦を取りました。


・お金に関することと企画を考えること
進捗などはMLで共有されているので、企画などでお金が絡む部分も一部ですが共有されます。数字を見ると気になる性分で、実はずっとお金の流れを意識的に気にしていました。どのくらいのチケットを用意して、どのくらいのスポンサーが集まって、どのくらいの企画をして、それらの企画はどれくらいのコストがかかって…(実際にこれらのお金周りを全部まるっと管理していたのは牧さんです。)

いろんな企画の進捗を眺めながら、昨年と大きく違う点はいろんなモノを自前で用意する必要のある企画が多いなと感じました。そこでモノの流れをざっくり把握して、まだ想定されていない可能性のあるコストなどはちょっと気になった点を質問したり、提案したりしました。こうする方がクオリティを落とさずに手間とコストが削減できそうだとか。担当の企画でなくても、「近場の業者でなんと設置と撤去もやってくれて、コストは今の業者で自分たちで運ぶよりトータルで安くなりそう!」といったことをこっそり941さんに提案して後の調整をお願いして、すごくスムーズに進んでいた。

今回自分は、企画の実際の進行にあまり関わることができなかったので、支出面で貢献するとしたらこのへんならできそうかも思って意識的にMLに目を通していました。たぶん、他の人にはちょっとだけめんどくさいやつだなと思われたかもしれません。

収入面では、企画段階で色々意見を出すことができました。
学生チケット枠の増加→ランチセッション枠の設置は実際に実現したスポンサー企業向けのメニューの企画の一つ。ご飯を食べたい学生と、企業を知ってもらいたい採用担当をお弁当ランチでつなぐという簡単な案ですが、学生にとってはIT企業の雰囲気やエンジニアの仕事について有意義な話を聞けたんじゃないかなと思います。社会人の方でも他社を知るいい機会になったのではないかなーと思います。後々、参加者の方から好評だったとの声を聞いてホッとしています。

自分達の提案した企画がスポンサー企業向けのメニューに載って、実際に値段が付けられたり展示物として出来上がったりして、企画が動いて出来上がっていく課程を見ていて、最初はただただすごいなぁーと感動してました。


企画を考えている最中は、そのことを常に頭の片隅で考えてたりしたので、お祭りシーズンの9月には提灯の陳列の写真とか無駄にたくさんとって写真資料を増やしてました。

また、普段のしごとでは絶対やらないであろうことも積極的にやっていこうと手を上げた結果、色々と詳しく知るために神社に取材・アポ取りをするという機会もあったりしてなんか新鮮で面白かったを覚えています。とにかく無駄にいろいろ考えてました。

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目についたらすぐにシャッターを切ってた代々木駅前の提灯写真


まとめ


実は私もYAPCのおかげで就職することができたうちの一人です。そんなYAPCに今年はコアスタッフとして微力ながらも貢献することができたのはほんとうに嬉しかったです。

YAPCのおかげで就職したという経緯があるので、今回のYAPCに来る学生の方々には少しでもIT系企業の雰囲気やそこに参加しているエンジニアの方達を見てほしい・あわよくば直接お話してほしいと思っていました。IT系企業は、エンジニアは、Perlは、こんなにおもしろいぞ!すごいぞ!ぜんぜん盛り上がってるぞ!ということを少しでも知って欲しかった。なので、その思いを少しでも企画に乗せて今年のYAPCの特色として出せたらなーと考えていました。

もし来年があるならばもっとうまくやれる自信はもちろんありますが、それよりも前任のお二方がフルコミットしなくても回せる運営体制の地盤を作ることがより大事な課題になりそうです。


最後に、今回コアスタッフとして、できるだけ仕事に影響を出さないようにしていましたが、参加することを許してくれた上司や会社、チームのみなさんには本当に感謝しています。ありがとうございました。おかげでとてもいい経験を積んで、勉強になりました。なにより企画や運営をみんなで一緒に考えることがこんなに楽しいことだと知れたのが一番大きかったです。

当日見られなかったトークは、941さんが超頑張って編集してアップしていただいた動画を見ようと思っています。
とにかく、YAPC::Asia 2013 ありがとうございました!おつかれさまでした!
スタッフのみなさま、941さん牧さんおつかれさまでした!