YAPC::Asia Tokyo 2014に参加していただいたみなさま、ありがとうございました、お疲れ様でした。

YAPC::Asiaってなによ?という方はこちらで。公式引用で「世界最大規模のプログラミングカンファレンス」です。おかげさまで今年はトークもさせてもらえましたがそれはまた別記事で書きます。

今回もコアスタッフとして関わらせていただき、主にサイトシステム全般を担当、当日は藤原洋記念ホールのリーダーも担当しました。

開催中の3日間は特に事故もなく無事にYAPCを終えられてホッとしています。 楽しかった!来てよかった!という意見をいただけてスタッフをやって本当に良かった。

今年も感想エントリーには全部目を通そうと思います。たくさんの人のフィードバックを拾ってまた来年に活かしていきたいです。 以下の公式ページにYAPC2014の感想エントリーをまとめてよめますよ!

以下長文です。

コアスタッフってなんだ

YAPCのコアスタッフは、開催期間中にお手伝いをする一般スタッフとは異なりおよそ半年〜1年間弱かけてその年のYAPCの企画・運営に携わる「ボランティアスタッフ」のことです。

今年も数名のコアスタッフが参加していました。 とくに、昨年のコアスタッフ4人が今年も参加していたことは、YAPCのノウハウの継承に十分貢献できていたんじゃないかなと思います。

よくなんでコアスタッフやってんの?って聞かれるのですが、楽しさ半分、恩返し半分です。 スタッフをやるということは、何らかの形でコミュニティーへ貢献することへの一つの手段だと思ってやっています。難しいこと抜きにしても、スタッフで参加するYAPCもまた楽しいですよ!

今年も大成功だったYAPC

去年まで4年続いた牧さん櫛井さん体制から、今年は和田さん体制になりました。 コアスタッフとして手伝って欲しいとお声掛けして頂いて今年もコアスタッフ参加となりました。

私としての今年のコアスタッフとしての主な役割は、主にサイトの管理保守と昨年のノウハウの共有でした。

YAPCサイトは昨年も牧さんの下でメインとして担当させていただいて、一度経験しているということもあって特に失敗という失敗もなく、先回りして淡々と業務をこなしていくことが出来ました。 サイトを落とすことなく終われたのでよかったよかった。

(敬体ここまで)

前夜祭前の準備とチェックインの初動対策

前夜祭の日に一番危惧していたことは、ノベルティ詰め作業と受付の初動の混雑。

約1,000個のノベルティ詰め作業

今年は去年よりも多い約1,000個のノベルティを作らなければならないことが1つ目の課題。

じゃあ午前中からやればいいじゃん?って考えるのですが、開場は9時からの貸出という時間の制限と、宅配便の午前中指定で9時前に荷物が届けられては都合が悪いということで消去法的に荷物の受け取り時間指定は12-14時に。

14時に全て揃ったとして、受付を開くのが18時。受付を整える時間も考えると、17時には終わりたい。作業時間は3時間で180分。1分辺り約6個、10秒で1個生産できる仕組みを構築する必要がある。 ぐぬぬ。。。できないことはないけど、どこかでイレギュラーが起きたらギリギリだなーと思った。

できるところは先に準備してノベルティをまとめ、詰め順は「パンフレット類→トートバック→薄めのノベルティ→小物→ステッカー全般→コニー人形→タオル」になった。 それぞれの箇所でグループを作って、トートバックを回してガンガン作っていく方式。(YAPCノベルティ準備としておなじみの「ZIGOROuメソッド」)

途中、過剰生産になるグループやボトルネックとなるグループを見つけては、細かくスタッフの配置の変更をお願いしていたりして、前半はスムーズに進めることができた。 スタッフのみんなで頑張った結果、受付時間を遅らせることもなく無事に時間までにすべて詰め終えた。普通にすごい。

前夜祭受付時の初動の混雑回避

昨年は前夜祭の受付で大混雑を起こしていたので、ここをスムーズに対応出来るようにするのは今年の課題だった。 受付を早めに開けるのはもちろんのこと、受付の窓口を6つまで増やし、更にチケット別に4つの列を作ることにした。 さらに、チケットのチェックイン時にはチケット別のノベルティを渡し、共通のノベルティは隣まで移動してもらって渡すという一方通行の流れを作ったことで入口と出口を分けて導線をきっちり作った。(当日のアイデアだったけど大成功だった)

受付が無事開いたことを確認して、担当である藤原洋記念ホールの準備(バックパネルの作成やカメラの準備、備品・マイクチェックなど)。 聞いた話では、特に大きな混雑なく受付ができたと聞いてスタッフの作戦大勝利だった。

後からチケット別の入場時間データを見る機会があって、前夜祭の最初の受付時には個人スポンサーが他のチケットに対してダブルスコアくらいで多いという結果が出たのは興味深かった。

前夜祭は、スタッフ業をした後に少しだけ参加したけれど、超満員だった。 立ち見が出てしまってなかなか席を立つのもひと苦労な会場になってしまって申し訳なかったので、トークの間にビールやつまみを売り歩いたりした。 弾さんがすごく美味しそうに燻チーを食べてたので、しつこいくらいにおすすめした。

1日目、2日目と藤原洋記念ホール担当

1日目は自分のトークもあったので、ほぼメインホールにいました。他のところを見れていないので後で気になるトークはあとで録画で見るとして。 2日目は30分だけperlあるあるを少し見に行かせてもらった。

同時通訳

今年のメインホールの仕事は同時通訳があったので、今までの役割に加えてレシーバ配布・回収があった。 席を回って回収するだけじゃなく、回収時に出口にスタッフを配置して退出時に確実に回収するという作戦だったので、 メインホールスタッフだけでなく他所のスタッフにもヘルプしてもらいながら対応しましたが、最終的に1個紛失。残念…。 ただ、レシーバの配布回収で入退場に大きな混雑が起きることがなかったので、それは本当によかった。

もし、お家にレシーバー持って帰ってしまった!という方がいれば、教えてもらえると飛び跳ねて喜びます。

そうそう、せっかくなのでと思って自分も同時通訳を聞いてましたが、すごかったですね。 事前に打ち合わせしているとはいえ、ほとんど違和感なくすらすらと言葉が入ってきました。これがプロか…!

メインホールの仕事

その他のメインホールの仕事は、全体的な流れやデバイス確認・指示を確実にしつつ(ビデオ大事ですからね)足りないところを手伝っていたくらい(照明操作とか、レシーバ運搬、空調操作のとりつぎ)で、あとは優秀なメインホールスタッフが適切に対応してくれていたので担当リーダーとしてはすごく恵まれていたと思う。こんなことを言ってるけど、すごく大変だったんだよこのやろーってことでしたら後日懇親会とかで後ろからぶん殴って説教してください。。。

特に、メインホールの司会を2日間ともnagayamaさんに受け持っていただけたのでもう何も心配することなかった!

最後の撤収でドタバタとしてしまったって、メインホールスタッフの方で個別にお礼を言えていない方もいるので改めて、本当にありがとうございました!

懇親会とHUBが最高だった

前夜祭も含めて3日、毎日スタッフ業が終わった後にHUBで飲んでた気がする。 お酒の席でいろんな人と挨拶したりお話したり、なんと海外ゲストの booking.com のお二人もHUBにいてお話できたり、最終日は同じくHUBにいたスタッフで集まって飲めてと、とにかく1000杯フリードリンク最高だった。

懇親会では、お久しぶりな方ともたくさん会えて近況報告できて良かった。 YAPCに何年か参加していると、知り合いの方や友人も増えてぼっちにはならなかった。 院生時代のYAPC1年目の、あのビクビクしていた頃とは大きく変わったなぁと思ったりして感傷にふけった。一瞬だけ。 今では自分からいろんな人に話していけるようになったのだから、慣れはすごい。1人でいる方にむやみに声をかけてごめんなさい。

普段めったに会わない方ともYAPCでは会えるので、今では懇親会に参加することにはわくわくしている。

あとは懇親会での、ほぼ無限に出てくる食事とデザートに感動した。

会場のキャパシティ問題

昨年同様、多目的教室がボトルネックになっていた。特に人気なトークがしばしば多目的教室であったため人が溢れて入れない事が何度かあったと聞いている。イベントホールのイベントなどで多少人を分散させるような計画はねっていたものの、完璧には至らず参加者の皆さんには不便をかけてしまって本当に申し訳ない。

今年は2日間(前夜祭除く)で1,300人が参加するイベントになり、もし来年も同じ動員人数になる場合は教生館で行うのはそろそろ限界かなと思っている。しかし、今のところ費用対効果と会場アクセスなどを総合的に鑑みて、1,000人強で大ホール1、小中多目的ホール複数、イベント会場1を持つバランスの良い施設で「これだ!」という会場がなかなかないのも事実。

もちろんお金で解決できるのかもしれないけれど、湯水のごとく使うことも出来ないのでちゃんと計画しないといけない。まず場所を決めないと告知をしたり企画を進めることができないし、物理的な施設の制限というのはなかなかスケールできないしで、これくらいの規模のイベントを行うときには常に付きまとう深刻で悩ましい問題である。冗談半分ですが、1,500人〜2,000人くらいになればどーんと次のステップの施設に手の届くようになって、ずばっと解決できるんじゃないかなと勝手に思ってたり。

さいごに

来年もYAPCあるらしいので安泰ですね!スタッフの皆様お疲れ様でした!主催の和田さんも本当にお疲れ様でした!

スタッフ楽しいので、興味のある方はぜひスタッフしてみてくださいね!

ではまたYAPCで!