ご来場いただいた皆様、本当にありがとうございました!いやー今年のYAPCも最高でしたね!

最後の退場案内の際に「ブログを書くまでがYAPC、生存確認のためにもブログを書くことが大事です!」とか調子に乗ってアナウンスで言ったので自分もちゃんと書きますよ!

思い返せば今年で5回目のスタッフ参加。大学院生の頃に、東工大の学生として右も左も分からないままにスタッフ参加した2010年のYAPCが懐かしい…

色々書こうと思いましたが全然うまくまとめられなかったので、がーっと文章を書きなぐったものを載せようと思います。

コアスタッフ業

今年もコアスタッフとして1年弱の期間、準備のお手伝いをしました。YAPCサイトの構築とシステム管理と印刷・展示物発注が主な仕事。その他サポートもろもろ。 実は今年のYAPCサイト、いろいろあってDocker上で動いてたんですよ。最初はビクビクしながら触ってましたが、結果的には大きな障害もなく無事に運用できてホッとしました…

今年でコアスタッフは3度目で、2013年のYAPCで941さん牧さんが「イベント運営のノウハウの継承」を目的に1年間かけて企画運営に携わるボランティアスタッフは、 その後のYAPCの運営でもその経験を活かして十分に貢献することができたと思います。まさに狙い通り。

毎年のことですが、なんでコアスタッフやってんの?って聞かれるんですが、楽しさ半分、恩返し半分です。 スタッフをやるということは、何らかの形でコミュニティーへ貢献することへの一つの手段だと思ってやっています。イベント運営、楽しいよ!

そうそう、今年は運営スタッフの一覧ページを作りました http://yapcasia.org/2015/staff/

会場とキャパシティ

今年は2000人規模を目指したイベントにすると決めてからはとにかく会場探しに躍起になっていました。 ぎりぎりのところでキャンセルに滑りこむ形でビックサイトを抑えることができて(しかもコミケの翌週で)無事ビッグサイトで開催となりました。

会場選定の時にスタッフのみんなで色々調べた結果、都内で2000人の会場となると数えるくらいしかないことがわかっていきなり壁にぶち当たったのもいい思い出。 総当りでいろんな会場の下見に行って、ここはこれがいいあれがいい、縦の移動導線が多すぎるのは厳しい…とかとか、色々妄想しながら比較できて面白い経験ができたなーと思いました。

広いというのはもうそれだけで大正義で、ロビーもゆったり広めで休憩スポットがたくさんあるビッグサイトの会議棟は、YAPCの会場としてはベストマッチだったと思います。 一つだけ心残りなことは、ふらっと飲みに行けるHUBがなかったことですね!酒場は選定ポイントの一つだったので苦渋の決断だったと思います!

その他、コアスタッフとしてやったことはだいたいgihyoさんに連載された「YAPC::Asia Tokyo 2015の作り方」に書いてあるので割愛!

当日のお仕事

準備日・前夜祭

配送受け取りのために午前中から会場入り。 予想はしていたけれどものすごい数の荷物が届き、9時からお昼までずっと荷物の受け取り作業をしていたと思います。ヤマトさんの担当の方は10回以上往復してましたのでほんとにご苦労さまです…

そうこうしているうちにノベルティ詰めのラインが構築されて、Tシャツをたたむチームができていて、ノベルティー詰めのラインが徐々に効率化されていって、予想よりずいぶん早く14時頃にはノベルティー詰めが完成。 テキパキと作業を進めていたのももちろんだけれど、なによりめっちゃ広い作業スペースは大正義だと痛感した。ノベルティ詰めのラインを複数本作れる広さがあればこんなに早く終わるんだなぁと。

効率化されたノベルティ配置と、分担作業について詳しく解説されているスライドがこちら。すごいわw

受付も特に混雑する様子はなく、ビールの在庫数を調整したり、外をウロウロしてたらあっという間に前夜祭が終わってました。

1日目・2日目

本番はAトラック(国際会議場)担当のリーダー。1日目は8時入りしてからは開場の9時までにスポンサーのバックパネルやスクリーン調整、マイク、ビデオ調整を済ませるというヒヤっとしそうなスケジュールだったけれど何事も無くクリア。

Aトラックにメインでついてくれたスタッフはnagayamaさん、trappleさん、sugyanさんと何度もスタッフをしてくれている精鋭スタッフのみなさんだったので大変助けられました、ありがとうございます!色々任せきりにしてしまいすいません…!

司会進行は今年もnagayamaさんにお任せして、ビデオはtrappleさん、会場周りと翻訳レシーバーをsugyanさんに。マイクボーイとタイムキーパーを私が担当。特に指示をしていなかったので、自然と決まっていったような気がする。 トークを聞く余裕もあったし、他の部屋の様子やちょっとしたトラブル対処にもSlackで対応したり、少し席を外して様子を見に行ったりできたのでとても助かりました。今年は500個(2日目はDトラックと合わせて600個)の翻訳レシーバーの紛失もなかったし、最高です!たくさんのスタッフの方にレシーバーの配布と徹底回収を手伝ってもらいました、気を使わせてしまい申し訳ない…ありがとうございました!

そうそう、2日目かな。トークの前にスピーカーが接続チェックをする際に、「クリッカーは無いの?」と何人かのゲストスピーカーの方に聞かれたので、ごめんなさい、こちらでは準備してないです。と伝えていました。 どうやら準備されているものだと思われていたらしく、意外と需要があるんだなークリッカー(遠隔操作でページ送りするアレ)。もしこういうイベントをまたやるときはあらかじめ準備しておきたいなと思った。最近のおすすめのクリッカーはどんなやつなんだろう。

Slackについて

開催中はスタッフ同士の意思疎通は主にSlack上で行われていたのですが、これは大成功だったと思う。連絡事項は @channel 付きで通知されるので伝達漏れが少ないし、忘れ物などは情報が一箇所にまとめられて一覧でわかるので便利だった。情報の伝達性が格段に良いので、何か問題事があればとりあえず書き置いておくことで適切な人がうまく対処してくれる安心感があった。 部屋ごとにチャンネルを作っておくことで必要ない会話を受信しないためノイズが少ないし、進行上の確認事項は#leader部屋で行うことで大事な事項を見落とすこともなかった。#randomで雑談できるし、Slackめっちゃ便利!

スタッフがめっちゃスマホいじってても特にお咎め無しなYAPCの雰囲気があったからこそなのかもしれない。このへんのツール選定は賛否両論あるだろうけれど、とにかくSlackが運営を円滑にしたのは間違いないなと思っている。 開催中の運営だけでなく、1年という準備期間のコアスタッフ同士のコミュニケーションツールとしても大成功だったのは言うまでもない。詳しい話はgihyoさんの「YAPC::Asia Tokyo 2015の作り方 第1回 コミュニケーション編」で牧さんが全部語ってくれてる。

まとめ

今年でYAPC::Asiaは一旦終止符を打つ形になったわけですが、そんな感じの場面を目の前で見たのはこれで2回目。 なので例年通りに、もし2016も何らかの形で開催できたらいいなーと思っています。そのためには助力を惜しまない所存です。 エンディングでは、YAPC::Asiaという名前ではないですが未来への布石もあったわけですし!

あとは、会期中に他のスタッフの皆さんと余り話せなかったので、スタッフ打ち上げの時にたくさん絡みに行きたいと思います!

YAPCお疲れ様でした!